Kebijakan Privasi
Kebijakan ini menjelaskan bagaimana BizOS ("kami") memproses data pribadi saat Anda menggunakan website dan aplikasi BizOS, sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan terkait.
1. Peran kami
- Sebagai pengendali data, kami memproses data akun Pengguna (Owner dan Anggota ruang kerja) serta data pembayaran langganan.
- Sebagai prosesor data, kami memproses data pelanggan dan mitra yang Anda masukkan ke ruang kerja, misalnya nama PIC, nomor WhatsApp, email, alamat, dan NPWP pelanggan Anda. Untuk data ini, usaha Anda adalah pengendali data, dan kami memprosesnya hanya untuk menjalankan Layanan sesuai instruksi Anda.
2. Data yang kami proses
| Kategori | Contoh | Sumber |
|---|---|---|
| Akun | Email, nama, nomor HP, peran di ruang kerja | Anda |
| Profil usaha | Nama & alamat usaha, NPWP, status PKP, logo, rekening penerimaan, penandatangan dokumen | Owner/Admin |
| Data ruang kerja | Pelanggan & PIC, penawaran, order/kontrak, termin, surat jalan/berita acara, invoice, pembayaran, catatan | Pengguna |
| File | PO, kontrak, foto pekerjaan, tanda tangan penerima, bukti transfer, bukti potong pajak | Pengguna |
| Langganan | Paket, tagihan, bukti transfer langganan | Owner |
| Jejak aktivitas | Siapa membuat/mengubah data dan kapan, nilai sebelum & sesudah perubahan, waktu link dokumen dibuka pelanggan | Dicatat otomatis |
| Teknis | Token sesi login, log kesalahan server | Dicatat otomatis |
Kami tidak meminta data pribadi spesifik seperti data kesehatan, biometrik, atau KTP. Mohon tidak mengunggah data tersebut ke Layanan.
3. Tujuan & dasar pemrosesan
| Tujuan | Dasar pemrosesan (UU PDP Pasal 20) |
|---|---|
| Membuat akun, mengirim kode masuk, dan menjalankan fitur Layanan | Pelaksanaan perjanjian |
| Menampilkan data hanya kepada anggota ruang kerja yang berhak, sesuai perannya | Pelaksanaan perjanjian |
| Membuat dokumen, link dokumen, dan email dokumen atas permintaan Anda | Pelaksanaan perjanjian |
| Mengirim pengingat tugas, tagihan, dan masa langganan | Pelaksanaan perjanjian |
| Memverifikasi pembayaran langganan dan menyimpan catatan transaksi | Pelaksanaan perjanjian & kewajiban hukum |
| Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, dan memperbaiki kesalahan | Kepentingan yang sah |
| Mengirim informasi produk atau promosi | Persetujuan, yang dapat ditarik kapan saja |
Kami tidak menjual data pribadi, tidak memakai data ruang kerja untuk iklan, dan tidak mengambil keputusan otomatis yang berdampak hukum terhadap Anda.
4. Pihak yang menerima data
- Google LLC: hosting aplikasi (Apps Script), penyimpanan data (Google Sheets) dan file (Google Drive), serta pengiriman email.
- Netlify, Inc.: hosting website dan tampilan aplikasi.
- Penyedia email transaksional (mis. Resend atau Brevo), bila diaktifkan, hanya untuk mengirim email.
- Pelanggan Anda: menerima dokumen dan pesan yang Anda kirim lewat email, WhatsApp, atau link dokumen.
- WhatsApp: pesan dikirim dari aplikasi WhatsApp di perangkat Anda sendiri. Kami tidak mengakses akun atau percakapan WhatsApp Anda.
- Instansi berwenang, bila diwajibkan oleh hukum atau putusan pengadilan.
5. Lokasi & transfer data
Data disimpan di Google Sheets dan Google Drive milik Pengelola, dipisahkan per ruang kerja. Infrastruktur Google dan Netlify dapat berada di luar wilayah Indonesia. Transfer data ke luar negeri dilakukan kepada penyedia dengan tingkat pelindungan data yang setara atau lebih tinggi dan dengan langkah pengamanan yang memadai, sesuai UU PDP Pasal 56.
6. Masa penyimpanan
- Data akun & ruang kerja: selama akun atau ruang kerja aktif. Setelah ruang kerja dihapus, data dihapus dari sistem aktif dalam 30 hari.
- Ruang kerja tidak berlangganan: dapat dihapus setelah 12 bulan tidak aktif, dengan pemberitahuan ke email Owner 30 hari sebelumnya.
- Catatan transaksi langganan: disimpan selama 10 tahun sesuai kewajiban dokumentasi perpajakan.
- Sesi login: berakhir otomatis setelah 30 hari, atau saat Anda keluar.
- Kode masuk: berlaku 10 menit dan tidak disimpan dalam bentuk aslinya.
7. Keamanan
- Pengguna tidak pernah mendapat akses langsung ke penyimpanan. Setiap permintaan diperiksa sesi, keanggotaan ruang kerja, dan perannya.
- File tidak dibagikan publik. File dikirim melalui server hanya kepada anggota ruang kerja pemiliknya.
- Kode masuk dan token sesi disimpan dalam bentuk hash. Link dokumen memakai token acak dan hanya membuka dokumen tersebut.
- Perubahan data penting dicatat dalam jejak audit.
- Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu Anda dan lembaga yang berwenang paling lambat 3×24 jam sejak kegagalan tersebut diketahui, sesuai UU PDP Pasal 46.
8. Hak Anda
Sesuai UU PDP, Anda berhak:
- mendapat informasi tentang pemrosesan data pribadi Anda;
- mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
- memperbaiki data yang tidak akurat (sebagian dapat langsung diubah di menu Profil dan Pengaturan);
- meminta penghapusan atau pemusnahan data pribadi Anda;
- menarik persetujuan yang pernah diberikan;
- menunda atau membatasi pemrosesan secara proporsional;
- mengajukan keberatan atas pemrosesan berdasarkan kepentingan yang sah;
- memperoleh dan menggunakan data Anda dalam format yang umum dan dapat dibaca mesin (mis. export CSV).
Permintaan dapat diajukan melalui kontak di bawah dan kami tanggapi paling lambat 3×24 jam. Untuk data pelanggan yang dimasukkan oleh suatu usaha, permintaan sebaiknya diajukan kepada usaha tersebut sebagai pengendali datanya; kami akan membantu usaha tersebut memenuhinya.
9. Penyimpanan di perangkat
Kami tidak memakai cookie iklan atau pelacak pihak ketiga. Browser Anda hanya menyimpan token sesi login, pilihan ruang kerja, dan pilihan tema di penyimpanan lokal (localStorage) agar Anda tidak perlu masuk berulang kali. Data ini terhapus saat Anda keluar atau membersihkan data situs.
10. Anak-anak
Layanan ditujukan untuk keperluan usaha dan tidak ditujukan bagi anak di bawah 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak.
11. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui mengikuti perkembangan Layanan atau peraturan. Perubahan penting diberitahukan melalui email atau aplikasi sebelum berlaku. Tanggal berlaku tercantum di bagian atas halaman ini.
12. Kontak
Pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi dapat dikirim ke petugas pelindungan data kami melalui WhatsApp.